Wie kann sichergestellt werden, dass von Politik und Verwaltung getroffene Entscheidungen für die Bürgerinnen und Bürger nachvollziehbar sind?

Über diese Frage haben wir uns zusammen mit unseren Partnern Access Info Europe, OKFN Deutschland, InfoHouse (Slowenien), Request Initiative (Vereinigtes Königreich), Watchdog (Polen), Gong (Kroatien), Diritto di Sapere (Italien) und VouliWatch (Griechenland) sowie Aktivisten aus Irland und Finnland Gedanken gemacht.

Wir haben recherchiert, wie die Rechtslage in Sachen Informationszugang zu Entscheidungen aussieht, und ob politische Entscheidungen auf nationaler Ebene in der Praxis wirklich transparent sind. Die Ergebnisse unserer Recherchen gibt es unter https://www.access-info.org/decision-making-transparency.

• Unsere Evaluierung der Transparenz-Regeln für Lobbyisten und Interessensvertreter sowie konkrete Vorschläge für Nachbesserungen haben wir hier veröffentlicht.

Empfehlungen zu den zu veröffentlichenden Informationen

Zusammen mit Access Info Europe und unseren Partnern haben wir identifiziert, welche Information bei Entscheidungsprozessen dokumentiert und der Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden sollten:

1. Grundlegende Informationen zum Entscheidungsfindungsprozess

Die verantwortliche öffentliche Stelle sollte Dokumente erstellen und aktiv veröffentlichen, die es der Öffentlichkeit ermöglichen, die Entscheidung nachzuvollziehen und sich in den Prozess einzubringen. Diese Dokumentation sollten zumindest Folgendes enthalten:

• Einen Zeitplan des Entscheidungsprozesses, der regelmäßig aktualisiert werden sollte;
• Kontaktinformationen der betroffenen öffentlichen Stelle sowie der Abteilungen und Personen, die für die Entscheidung verantwortlich sind;
• Informationen zu Experten, Arbeitsgruppen und Kommissionen, die den Entscheidungsprozess begleiten: die Namen der Mitglieder, eine Beschreibung des Prozesses, sowie die Ergebnisse der Konsultationen sollten öffentlich gemacht werden.

2. Terminpläne führender Entscheidungsträger_innen

Führende Verantwortliche aus Politik und Verwaltung, die für Entscheidungsprozesse verantwortlich sind dadurch zum Ziel von Lobbying werden könnten sollten eine Aufstellung ihrer Termine öffentlich zugänglich machen. Offengelegt werden sollten Termine, die Namen der Teilnehmer an diesen Terminen, sowie Aufzeichnungen zu geführten Telefonaten. Die Gespräche sollten angemessen dokumentiert werden.

3. Auflistung der Treffen von Amtsträgerinnen und Amtsträgern

Die Öffentlichkeit sollte nachvollziehen können, welche Treffen wo und mit wem stattgefunden haben, und was dabei besprochen wurde. Zu den folgenden Treffen sollten Informationen öffentlich zugänglich werden:

• Treffen zwischen Vertreter_innen öffentlicher Stellen und Vertreter_innen anderer öffentlicher Stellen;
  Treffen von Vertretern öffentlicher Stellen mit Interessensvertretern, inklusive Konsultationen mit Betroffenen (Stakeholdern);
• Treffen, Konferenzen und Veranstaltungen, die vom Amtsträger besucht werden, inklusive solche die von Interessensgruppen (Lobbyisten, politische Parteien, diverse Interessensgruppen, etc.) organisiert werden oder bei denen diese vertreten sind;
• Telefonate zwischen Amtsträgern und Vertreter_innen von Interessensgruppen sollten vermerkt werden. Wenn diese einen Bezug zu laufenden Entscheidungsprozessen haben, sollten sie aktiv veröffentlicht werden, in sonstigen Fällen sollte die Information auf Anfrage herausgegeben werden.

4. Dokumente zu Treffen

Die Öffentlichkeit sollte über geplante Treffen, die Teil eines Entscheidungsprozesses sind, ebenso informiert werden wie über detaillierte Aufzeichnungen zu diesen Treffen. Ein Protokoll solcher Treffen sollte detailliert genug sein, um des Interessierten zu ermöglichen, nachzuvollziehen, welche Kernthemen besprochen wurden und welche Übereinkommen oder Entscheidungen dabei getroffen wurden.
Die Namen jener, die in Treffen zu einem Entscheidungsfindungsprozess teilnehmen, sollten zugänglich sein. Deshalb sollten alle potentiellen Teilnehmer an solchen treffen darüber informiert werden, dass der Termin öffentlich ist, und dass die Zustimmung zur Veröffentlichung des Namens und die einer vertretenen Organisation Voraussetzung für die Teilnahme am Termin ist.

5. Dokumente aus öffentlichen Begutachtungen

Staatliche Stellen sollten grundsätzlich aktiv alle Dokumente veröffentlichen, die im Rahmen von öffentlichen Begutachtungen und Konsultationen übermittelt wurden. Weiters sollten Dokumente veröffentlicht werden, aus denen hervorgeht, welche Anregungen in einen Entscheidungsprozess aufgenommen wurden.
Stellungnahmen in öffentlichen Begutachtungen sollten binnen 15 Arbeitstagen nach Ende der Begutachtung veröffentlicht werden. Beinhalten sollten diese:

• Eine Aufstellung aller Stellungnahmen;
• Alle Dokumente, die von Interessenvertretern übermittelt wurden, zusammen mit den Namen der Vertreter und Details, wen diese vertreten;
• Dokumente die von juristischen Personen übermittelt wurden, samt Details zur rechtlichen Person, und falls diese in Vertretung Dritter handelt, die Namen der Auftraggeber.

Im Rahmen des Begutachtungsverfahrens sollte auf die Veröffentlichung hingewiesen werden und eine Zustimmung dazu von den Teilnehmenden eingeholt werden.

Nachdem eine Konsultation abgeschlossen ist und evaluiert wurde:

• Evaluierungen der Konsultationsprozesse, und eine Erläuterung wie vorgegangen wurde bzw. welche Anregungen aufgenommen wurden.

Datenschutz: Um es möglich zu machen, die Namen derjenigen zu veröffentlichen, die sich an einer Begutachtung beteiligten, sollte ein online Formular die Zustimmung zur Veröffentlichung des Namens und einer etwaigen beruflichen Vertretung eingeholt werden, bevor eine Stellungnahme übermittelt wird. Das selbe sollte für Organisationen gelten, deren Namen in allen Fällen öffentlich gemacht werden sollten.

6. Dokumente, die im Rahmen eines Entscheidungsfindungsprozesses erstellt wurden

Studien und Evaluierungen, Umweltverträglichkeitsprüfungen, Rechtsgutachten, Entscheidungs-Entwürfe, Bewertungen früherer Regelungen sowie Aktions- und Umsetzungspläne, die im Rahmen eines Entscheidungsprozesses erstellt werden, sollten der Öffentlich zugänglich sein.

7. Dokumente, die von Interessensvertretungen und Lobbyisten übermittelt werden

Dokumente, die einer öffentlichen Stelle von Dritten, insbesondere von Interessenvertretern, Lobbyisten sowie von anderen staatlichen Stellen oder Regierungen übermittelt werden, und die sich auf einen bestimmten Entscheidungsprozess beziehen, sollten zeitnah (etwa binnen 15 Arbeitstagen) aktiv veröffentlicht werden:

• Dokumente, die sich direkt auf einen laufenden Entscheidungsprozess beziehen;
• Entwürfe einer Entscheidung und Empfehlungen;
• Berichte, Erkenntnisse von Recherchen und andere Dokumente (auch solche, die nicht explizit in Bezug auf einen bestimmten Entscheidungsprozess verfasst wurden);
• Kommuniqués, Presseaussendungen, Newsletter und andere schriftliche Materialien, die einer öffentlichen Stelle zugesandt werden.

8. Dokumente, die eine Entscheidung begründen

Informationen und Dokumente, die einer bestimmten Entscheidung zu Grunde liegen und diese begründen, sollten zeitnah und aktiv veröffentlicht werden.
Beinhalten sollten diese Dokumente zumindest: Das Problem, dass die Entscheidung adressiert, verfügbare Handlungsoptionen, um dieses Problem zu lösen, und Kriterien, die bei der Entscheidungsfindung herangezogen wurden.

Das Dokument sollte auf öffentliche Konsultationen und die dadurch erhaltenen Anregungen verweisen (und/oder diese beinhalten). Es ist wichtig, dass die Öffentlichkeit Zugang zu Kopien von wichtigen Daten und Argumenten erhält, welche als Basis der Entscheidung dienten, etwa: Berichte, Studien, Gutachten, Folgenabschätzungen, und jegliche sonstige Dokumente, die in Punkt 6 aufgeführt sind (auch wenn diese nicht explizit in Bezug auf einen bestimmten Entscheidungsprozess erstellt wurden).